Шаблон брифа по дизайну офиса: что подготовить перед тем, как спроектировать ваше рабочее место

«Нам нужен современный офис» — это разумная отправная мысль. Этого недостаточно, чтобы направлять реальный проект. Менеджер по эксплуатации может думать о вместимости и циркуляции. HR может быть сосредоточен на опыте сотрудников. IT нужна надежная электроэнергия, покрытие сети и технологии для переговорных. Руководство хочет рабочее место, которое отражает компанию и поддерживает способ работы команд. Все эти требования должны быть в брифе.

Используйте шаблон ниже, чтобы организовать эти разговоры прежде чем встретиться с командой по дизайну интерьеров офиса. Он предназначен для компаний в Казахстане, включая местные предприятия и международные организации, которым нужны четкие обязанности, письменные спецификации и контролируемый процесс утверждения.

Что такое бриф по дизайну офиса?

Бриф по дизайну офиса — это письменное резюме бизнес- целей, людей, деятельности, условий на месте, технических потребностей и решений, которые будут направлять дизайн рабочего места. Он дает команде дизайнеров общую точку отсчета и помогает клиенту сравнивать предложения по одним и тем же требованиям.

Полезный бриф фиксирует то, что известно, что еще нужно проверить и кто имеет полномочия утверждать решение. Его можно уточнять по мере появления чертежей и информации о месте. Цель состоит в том, чтобы сделать предположения видимыми, прежде чем они создадут избегаемые изменения во времени или объеме.

Перед тем как начать: соберите людей, которые знают работу

Пригласите небольшую рабочую группу, которая будет представлять, как офис будет использоваться и управляться. В зависимости от организации, это может включать руководство, службы, HR, IT, безопасность, закупки, офис-менеджера и представителей команд с разными рабочими паттернами. Один человек должен отвечать за бриф и хранить последнюю версию в одном месте.

Попросите каждую команду описать типичный день, загруженный день и ситуации, которые в настоящее время вызывают трение. Конкретные примеры более полезны, чем широкие предпочтения. “Нашим аналитикам нужно два непрерывных часа для концентрированной работы” легче учесть, чем “мы хотим комфортный офис.”

Преобразуйте общее предпочтение в используемый бриф

Это иллюстративный пример, а не описание конкретного клиента по дизайну офисов. Улучшение практическое: команда может видеть, что делают люди, какие настройки им нужны и как будут утверждаться решения.

Шаблон брифа по дизайну офиса

Скопируйте эти разделы в ваш проектный документ. Заполните то, что вы знаете, отметьте открытые вопросы и назначьте ответственного за каждый пункт, который требует подтверждения.

1. Обзор проекта

2. Бизнес-цели и меры успеха

Запишите, почему проект осуществляется. Цель может заключаться в том, чтобы собрать команды вместе после периода роста, поддержать новую операционную модель, создать больше конфиденциального пространства для встреч, представить региональную штаб-квартиру, улучшить опыт посетителей или лучше использовать существующий этаж.

Выберите короткий набор наблюдаемых результатов. Например, люди могут найти подходящее место для частного звонка, команды могут встречаться, не занимая самый большой конференц-зал, посетители могут легко добраться до ресепшн, а сотрудники службы эксплуатации могут поддерживать единый стандарт мебели. Если вы собираетесь измерять результаты, определите базовый уровень и метод до переезда.

3. Люди, посещаемость и рабочие модели

Подсчет人数 необходим, но это только одна часть картины. Запишите, сколько людей ожидается на месте в одно и то же время, какие команды работают вместе и меняется ли посещаемость по дням, сезонам или сменам.

• Текущий подсчет人数 и ожидаемые изменения в течение планового периода.
• Пиковая посещаемость на месте по командам, включая сотрудников, подрядчиков и постоянных посетителей, где это уместно.
• Роли, которые требуют устойчивого сосредоточения, частых звонков, конфиденциальных разговоров или тесного сотрудничества.
• Команды, которые часто обмениваются информацией, и команды, которым необходимо разделение для конфиденциальности или операционных причин.
• Доступность, эргономические или другие индивидуальные требования к рабочему месту, которые должны обрабатываться с уважением и конфиденциально.

Для планировки, основанной на подсчете人数, используйте отдельный руководство по планированию офиса для 100, 200 и 500 человек. Этот бриф должен отразить требования вашей организации; руководство по планированию поможет вам продумать смешение пространства.

4. Перечислите рабочие настройки, которые офис должен поддерживать

Опишите действия перед тем, как называть мебель. Стол, кабина или конференц-стол полезны только тогда, когда они служат реальной задачей. Отметьте каждую настройку как необходимую, желательную или еще подлежащую оценке.

The Живой Офисная стратегия рабочего места является полезной справкой для размышлений о разных условиях для концентрации, сотрудничества, встреч и связи. Выберите комбинацию, которая подходит вашим людям и деятельности; бриф должен описывать ваши потребности, а не копировать общий план.

5. Информация о сайте и ограничения здания

Команда дизайнеров может работать надежно только с информацией, которая доступна. Предоставьте последний план этажа и четко укажите, был ли он измерен или предоставлен арендодателем. Отметьте все, что все еще требует обследования участка.

• План этажа, информация о полезной площади и известные размеры, с указанным источником и датой.
• Колонны, окна, входы, фиксированные стены и любые ограничения на изменение конструкции здания.
• Существующая электроэнергия, данные, Wi-Fi, освещение, отопление, вентиляция и информация о кондиционировании воздуха, где это возможно.
• Доступ к зданию, правила погрузки и доставки, размеры лифта, разрешенные часы работы и ограничения на установку.
• Известные требования к пожарной безопасности, эвакуации, доступности, безопасности и управлению зданием, которые должны подтвердить соответствующие специалисты.
• Фотографии текущего участка и список условий, которые могут измениться до заселения.

Если деталь неясна, пометьте ее «для проверки». Размеченный drawing с открытыми вопросами более полезен, чем устаревший план, представленный как финальный.

6. Технологии, услуги и операционные требования

Попросите ИТ и службы поддержки совместно рассмотреть бриф. Их потребности часто влияют на планировку на ранних этапах: точки питания и сети, АВ в конференц-залах, хранение устройств, контроль доступа, печать, вспомогательные помещения и расположение оборудования, которое производит шум или тепло. Запишите, кто поставляет, устанавливает и тестирует каждую систему.

Если один поставщик не отвечает за все, четко укажите интерфейсы. В брифе должно быть указано, кто координирует действия с арендодателем, ИТ-подрядчиком, компанией по переезду, поставщиком мебели и любым другим проектным партнером. Это особенно важно, когда рабочее место открывается в фиксированную дату или работа должна выполняться поэтапно.

7. Идентичность рабочего места, мебель и стандарты

Опишите среду, которую организация хочет создать в практических терминах. Поделитесь утвержденными цветами бренда, руководящими принципами дизайна, материалами, которых следует избегать, примерами, которые нравятся команде руководства, и любыми стандартами, которые должны соблюдаться на уровне всей группы. Объясните, почему пример работает: конфиденциальность, долговечность, обслуживаемость, комфорт, впечатление посетителей или согласованность с другими офисами.

Если у компании уже есть утвержденный стандарт мебели, прикрепите его спецификацию. Если стандарт все еще разрабатывается, отметьте это как открытое решение. Для брендированных или эргономичных продуктов укажите область применения и необходимые характеристики. Держите предпочтения по продуктам отдельно от обязательных требований, чтобы команда могла четко оценить подходящие варианты.

8. Закупки, утверждения и передача

Хорошее задание фиксирует, как организация будет принимать решения. Включите этапы закупок, необходимые документы поставщика, технические предложения, ожидания по гарантии, кто подписывает образцы или чертежи, как утверждаются изменения и какие доказательства нужны при передаче.

• Требования к тендеру или выбору поставщика и необходимая документация.
• Последовательность утверждения для планировки, спецификации мебели, отделки и технической координации.
• Кто может утвердить изменение и как это решение фиксируется.
• Необходимые гарантии на продукт, информация по уходу, ожидания по запасным частям или послепродажному обслуживанию.
• Контрольный список передачи: установленные предметы, дефекты, ключи и доступ, технические испытания, документация и контакт для поддержки.

Если вы сравниваете партнеров по рабочему месту, используйте одинаковый объем и требования для каждого поставщика. Контрольный список из 15 вопросов для партнеров по обустройству офиса может помочь вашей команде структурировать эту оценку.

9. Решите, как вы будете оценивать готовое рабочее место

Напишите критерии приемки, которые люди могут проверить. Примеры включают завершенные настройки из утвержденного плана, функционирующую технологию в переговорных комнатах, четкие маршруты к общим удобствам, согласованную спецификацию рабочего места, задокументированные дефекты и согласованный процесс их разрешения. Когда вы захотите отслеживать отзывы сотрудников или производительность рабочего места позже, определите вопросы и метод сбора сейчас.

Краткое описание дизайна офиса для копирования и вставки

Используйте эту короткую версию, чтобы начать документ, который вы будете делиться с вашим дизайнерским партнером. Добавьте ответ под каждой строкой и четко отметьте неразрешенную информацию.

Файлы для отправки с кратким описанием

• Текущий план этажа с источником, датой и статусом измерений.
• Фотографии сайта и любые известные требования к зданию или арендодателю.
• Список команды с численностью и предположениями о пиковом посещении.
• Существующие стандарты рабочего места, брендовые руководства и спецификации мебели.
• Требования к ИТ, АВ, безопасности и инфраструктуре.
• Справочные изображения с кратким объяснением того, что команде нравится в каждом из них.
• Список лиц, принимающих решения, этапы одобрения и целевые даты.

Распространенные ошибки в брифинге, которых следует избегать

Начинать только с мудбордов. Изображения могут объяснить визуальное предпочтение, но команде все равно нужно знать, как работают люди, что позволяет сайт и какие решения являются фиксированными.

Считать численность как полный план пространства. Две команды одинакового размера могут нуждаться в разных настройках, потому что их рабочие паттерны, звонки и ритмы встреч различаются.

Оставлять технические требования до одобрения макета. Сетевые точки, АВ, доступ, вентиляция и правила здания могут повлиять на позиции мебели и расстановку комнат.

Держать решения неформальными. Запишите человека, который одобряет чертеж, замену продукта или изменение объема. Проще решить вопрос, когда согласованная версия видна всем.

Предполагать, что каждый поставщик имеет одинаковый объем. Попросите каждого партнера указать, что включено, что исключено и кто координирует зависимости с другими сторонами.

Как дизайн офиса может использовать ваш бриф

Проект офисного дизайна работает с организациями в Казахстане по планированию рабочих мест, спецификации мебели, доставке и установке. Структурированный бриф помогает команде понять бизнес-требования перед discussing наиболее подходящие настройки, продукты и последовательность доставки.

Вы можете ознакомиться с решениями по рабочим местам, предлагаемыми Office Design и изучить завершенные проекты рабочих мест чтобы увидеть, как бриф может быть преобразован в реальную офисную среду. Используйте эти примеры для контекста, затем объясните, что конкретно для вашей организации.